La digitalización de los procesos empresariales (contabilidad, recursos humanos, etc), especialmente de las pymes, muchas veces se plantea como una urgencia que se debe asumir para no desaparecer, ¿mito o realidad?
Cloud Computing en empresas
Los que estamos interesados en el tema de la digitalización de los procesos que se realizan dentro de las empresas chicas y medianas, muchas veces hemos podido leer informes o ver conferencias donde se trata el tema arduamente y se plantean soluciones de una manera que no condice con la situación que nos toca vivir aquí en Argentina, especialmente a las pymes. No quisiera aventurarme y generalizar, pero por lo menos en un 80% de latinoamerica la situación es semejante.
Muchos de los países latinoamericanos, incluyendo Argentina, siguen como un ideal a alcanzar, en diferentes campos del conocimiento, las enseñanzas europeas y norteamericanas. Cuando hablamos de la digitalización de los procesos no es la excepción. Es muy evidente en pymes que tienen comercios de venta al público que pueden ampliar sus horizontes con una tienda virtual o publicando en mercadolibre y demás plataformas. Sin embargo, si bien la venta en línea tiene un potencial enorme, no podemos reducir a ello la digitalización de los procesos de una empresa. Tengamos en cuenta que antes de vender un producto hay cientos y miles de momentos técnicos y/o administrativos. Entonces, el asunto toma mayor complejidad. No obstante, y tratando de no trabajar sobre excepciones, gran número de pymes ni tiene productos para vender ni necesariamente requieren una tienda virtual y aquellas que si necesitan, no necesariamente se bastan con un e-commerce. Entonces, para este tipo de empresa, se plantea la digitalización de los procesos a base de soluciones en la nube, servicios que ofrecen plataformas totalmente montadas fuera de nuestra oficina (cloud computing), donde el personal lleve a cabo todas sus labores. Suena muy interesante, ¿cierto? La pregunta del millón es la siguiente: ¿es posible en nuestros países?
Ventajas, desventajas y para qué sirve.
El Cloud Computing es una maravilla cuando hablamos de sus ventajas: que de ahora en adelante nuestra organización ya no requerirá el uso de papel; que todos los integrantes de los equipos de trabajo van a estar interconectados; que la creación de flujos trabajo automatizarán procesos que antes se realizaban manualmente; que no debemos ocuparnos del mantenimiento informático; etc., suena muy bien y de hecho lo es. Ahora, cuando pensamos en aplicarlo en nuestros países, especialmente en las zonas no céntricas o alejadas de la capital, nos damos cuenta que todo ello presupone muchas cosas que seguramente en otros países europeos y norteamericanos, inclusive en algunas de las capitales de nuestros países latianoamericainos, están asentadas, pero en la gran mayoría de ciudades alejadas, no. Pensemos desventajas que vivimos en las pymes de nuestros barrios, ¿es normal que se corte la luz? ¿ocurre de vez en cuando cortes en el servicio de internet? ¿casulamente nuestra conexión a internet se pone o es lenta? ¿ o por casualidad una lluvia afecta el normal funcionamiento de nuestros servicios?
En fin, seguramente si vives en alguno de nuestros países esto sea parte de los imponderables diarios y estemos hablando en el mismo lenguaje. Sin embargo, no lo tomaría como una crítica politica, que tambien podría realizarse, mas bien como parte del trabajo cotidiano y la realidad que nos toca afrontar. En este caso quiero realizar un analisis pragmático y no detenerme en aquellos ideales de funcionamiento puesto que la realidad es como es y no como quisieramos.
¿Cuantas veces deseamos realizar una facturación en AFIP y simplemente debemos postergarla por falta de suministro eléctrico o internet? En el peor de los casos debemos volver a la factura en papel (ya obsoleta).
¿Cómo se aplica la nube en nuestras empresas?
Con todo lo nombrado anteriormente, sería bueno volver a analizar la situación. Creemos princialmente en relativizar el cloud computing o la computación en la nube, volverlo factible y, por tanto, aplicable en nuestros entornos de trabajo. Los procesos totalmente llevados a cabos en la nube claramente nos limitan en nuestras regiones y en estos tiempos. Es necesario pensar en una solucion intermedia, un momento donde la digitalización no sea completamente dependiente de internet, o sea, que no se lleve a cabo completamente en la nube (cloud) ni completamente a nivel local, puesto que en ese último caso no habria avance alguno salvo para aquellos que no han integrado al menos una pc en sus oficinas. Que ya deberian hacerlo y, casi con seguridad, lo hacen minimamente, aunque sea para realizar una factura o enviar un mail.
Nuestra propuesta, una vez más, versa en pensar y proponer soluciones factibles que piensen la realidad que nos circunda y no la realidad que nos proponen. El sistema mixto consiste en montar la plataforma de operación (puede ser una solución global como una intranet o un simple formulario como una orden de trabajo o un presupuesto) en nuestra empresa a nivel local. Si tenemos o no internet no debería ser un problema en el corto plazo, puesto que si bien es necesario no debería ser urgente. Sin embargo, no podemos dispensar de él, está claro, en la medida que en algún momento del día o, inclusive, de la semana, necesitariamos sincronizar nuestros archivos locales en una base de datos, ésta si, alojada a nivel cloud. Esta solución mixta deberia saldar todos los inconvenientes de conectividad o de inconectividad. A la vez que nos ayudaria a solventar la dependecia sobre computadoras que ellas mismas funcionan como rudimentarias bases de datos. Es muy común en pymes ver catástrofes informáticas cuando alguna pc deja de funcionar. Automaticamente crea un perjuicio de tiempo con efecto domino, afectando a todas las áreas dependientes o relacionadas. Sin mencionar si el bendito problema es en disco rígido mismo. Esto si que no debería ser un problema para las pymes hoy, puesto que con nuestra base de datos en la nube (no solamente un backup) cualquier dispositivo podría ser sencillamente reemplazado.
¿Costos del Cloud Computing?
Estas soluciones tienen dos vertientes. Por un lado, en muchos casos, no podemos utilizar soluciones «enlatadas» o estandares, puesto que nuestra organizacion funciona como funciona. Si bien el proceso de digilitazacion de los procesos implica un cambio a nivel cultural, no deberia afectar la productividad. Lo que tampoco significa que no debe haber un proceso adaptación y mejora continua. La transicion en este caso es vital. Sin embargo, es muy importante pensar en una solución que venga de la mano de un programador. Este, según nuestra visión, cumple una tarea fundamental, en la medida que es capaz de realizar soluciones explicitamente que respondan a nuestras necesidades. Es muy común que aquellas soluciones estandares vengan pensadas para empresas que ni de lejos se parecen a las nuestras. Y, en este caso, no es el software el que se adapta a la cultura de la empresa sino la cultura cambia en función del software.
Por otro lado, es necesario reemplazar aquella dichosa carpeta (si la hay) de nuestra pc por una que esté alojada a nivel Cloud (no es necesariamente una base de datos, pero pensemosla de esa manera). Alguno pensará que esto es un gastos cuatioso y no es así. Muchas Pymes simplemente guardan ordenes de trabajo en PDF, presupuestos, contactos, planos en AutoCAD, contratos, etc; es decir, documentos que valen más por la información que aportan que por su peso en MB. Por extraño que parezca tenemos soluciones completamente gratis como es el caso de Google Drive, OneDrive o, soluciones más profesionales y realmente económicas, como es el caso de Owncloud, una plataformas de almacenamiento de archivos semejante a las otras, pero completamente de nuestra propiedad, de la empresa, y totalmente personalizable. Lo interesante de estas plataformas es que nos permiten tener a nivel local una carpeta en sincronía permanente con la nube. Del mismo modo que tenemos cientos de carpetas en nuestra pc, una de ellas totalmente cloud, exactamente lo que necesitamos. Pero expliquemos un poco mejor este punto que es medular.
Google Drive y microsoft OneDrive para pymes
Creo que la mayoria de los usuarios conoce de que estamos hablando cuando mencionamos estas dos plataformas. Cuando nos creamos un correo electronico hotmail o gmail automaticamente accedemos a una cantidad de herramientas gratuitas. Dentro de esas herramientas se encuentran Google Drive y OneDrive respectivamente. Pero, en este caso, lo que nos interesa es la versión de escritorio que traen ambas, la solución que estamos buscando, una carpeta que se sincronice y salvaguarde nuestros archivos. Las deventajas de ambas es que tienen un espacio limitado (aunque se puede ampliar pagando mensualmente), pero para una pequeña empresa puede ser una solución muy efectiva.
OwnCloud para pymes:
Owncloud es una plataforma semejante a las antes mencionadas, pero con un serie de caracteristicas que la vuelve una herramienta poderosa para una pyme e, inclusive, para una gran empresa. Pero quiero refereirme a las primeras. Owncloud tiene la ventaja de que es totalmente adaptable a nuestra organización, desde las aplicaciones listas para ser integradas (calendarios, lectores de multiples documentos, flujos de trabajo, reproductores de audio/video) hasta la personalización del dominio para ingresar (www.miempresa.com.ar/owncloud) e inclusive la página de logueo (donde colocamos usuario y contraseña). Al igual que las anteriores, tiene la funcionalidad de descargar una versión de escritorio que nos permite una sincronización perfecta.
La plataforma se monta en un servidor que podemos ir ampliando según vayamos requriendo. Desde un hosting normal hasta un servidor completamente dedicado.
Es altamente aconsejable porque, a diferencia de las anteriores, no estamos sujetos a cambios de políticas, pues, owncloud es enteramente de nuestra propiedad.
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Un ejemplo suele aclararlo todo
La mixtura entre nuestra solucion a medida (pasada por un programador) y nuestra plataforma en la nube nos permite cerrar el círculo. Les dejamos un video donde se muestra un desarrollo sencillo para una micropyme, realizado utilizando simplemente Macros de Word. Un simple formulario inteligente y la posibilidad de elegir una carpeta para salvaguardar los documentos en la nube.
Conclusión
Soluciones hay miles, es hora de empezar ayornarnos a las circustancias sin caer en soluciones imposibles o perjudiciales. Con un poco de imaginación podemos ponernos de igual a igual, al menos organizativamente, con aquellas empresas que parecen ser un futuro lejano. Vivimos en países que, aunque un poco atrasados tecnologicamente, cuentan con profesionales de primera calidad y ello es una verdadera gratificación que debemos aprovechar al máximo, utilizando todas las herramientas a nuestro alcance