¿Qué es una intranet?
Una intranet es una red informática que vincula a usuarios de una organización, a través de diferentes dispositivos, a un servidor. El objetivo principal de una intranet es compartir información dentro de la organización. Sin embargo, cabe la posibilidad de dar acceso a usuarios externos (fuera de la organización) como proveedores o colaboradoes. En ese caso, estaríamos hablando de una extranet.
Una herramienta para las Relaciones Públicas: intranet
La intranet en una organización puede ser una herramienta que coadyuve directamente con la comunición interna. Es claro que por ser ello, una herramienta, no puede dar solución a los problemas comunicacinales propios de la organización, sin embargo, una vez abordado estos (resueltos o en proyecto de resolverse), podemos estar hablando de una herramienta que acorta plazos y apunta a la comunicación efectiva en tanto que correcta recepción de la información. Dicho otra manera, contribuye a resolver conflictos comunicacionales más afectivamente.
Por otro lado, no debemos pensar en una intranet como una herramienta aislada y por si misma funcional. Debemos comprender que una intranet correctamente utilizada puede aumentar la productividad de la organización por la eficaz circulación de la información que permite. Por ejemplo, gracias a los workflows (flujos de trabajo) podemos automatizar cientos de procesos los cuales no solo contribuyen a la optimización del tiempo sino a la erradicación del error humano. Ilustremoslo de esta manera:
Supongamos que el usuario A (empleado administrativo) solicita asistencia al área IT de una organización X. Simplemente A, genera un pedido a traves de un formulario (un ticket) y lo envía. Automaticamente se le asigna al usuario b (empleado técnico) el ticket al igual que al usuario C (empleado supervisor de área). Una vez resuelto el problema, el usuario B (empleado técnico) cierra el ticket y da aviso al empleado A y C. Con dicha información estamos en condiciones de medir el rendimiento, realizar estadisticas sobre la productividad de dicho área y proponer medidas para la optimización.
Estrategia de las relaciones públicas en la intranet
Como hemos mencionado anteriormente, una intranet es solo una herramienta de las relaciones públicas. Una buena técnica es buena en tanto esté circunscripta en una buena estrategia de conjunto. La estrategia comprende una visión global que nos permite definir hacia donde vamos y cuales son las tácticas específicas que debemos realizar para llegar, es decir, para hacerlo posible. Y en este último punto es donde nuestra intranet jugará un papel fundamental ya que nos permite (contribuye) a la correcta implementación de la acción táctica.
El relacionista público debe estar en constante comunicación con el área de programación y gestión de la intranet/extranet. Es decir, el funcionamiento de la red debe estar sujeto a una estrategia comunicacional que permita la correcta circulación de la información. Teniendo en cuenta este punto, podemos decir que una intranet mal implementada puede traer más perjuicios que virtudes.
Sin embargo, es la intranet parte del cuerpo de la comunicación y no el alma. Es decir, si el factor humano falla, la intranet fallará, por la simple razón que es una herramienta que está determinada por el correcto actuar de los usuarios. Si hay falta de compresión de como se utiliza, por ejemplo, por una mala o apresurada transición, se perderá productividad innecesariamente. De igual modo, si hay mala relación entre usuarios, la herramienta (inerte) simplemente será una prolongación más de esa mala relación.
Definición intranet
Si debemos definir la intranet dentro de las relaciones públicas, podemos decir que es una herramienta, una simple herramienta, para mejorar, a priori, la comunicación interna (públicos internos) y la comunicación externa (públicos externos); gracias a que conecta a los usuarios y hace efectiva la circulación de la información dentro de la organización.